Quản lý hội thoại

Các bước đăng nhập ban đầu, xem hướng dẫn tại đây

Menu Hội thoại là phần để bắt đầu quản lý bình luận và tin nhắn của các kết nối Facebook fanpage, Instagram, Shopee, Lazada, Zalo OA, Zalo cá nhân.

Giao diện tổng quan

• Đối với những hội thoại chưa đọc sẽ hiển thị màu cam, các hội thoại đã đọc sẽ có màu xám.

• Hội thoại nào mà người trả lời cuối là bạn thì sẽ có mũi tên màu xám kèm câu trả lời ở danh sách hội thoại.

• Thanh dọc đánh dấu màu sắc để phân biệt hội thoại giữa các page mà không cần bấm vào chi tiết từng hội thoại để xem (chỉ hiển thị khi truy cập nhiều page cùng lúc)

Lọc hội thoại

• Vpage cho phép người dùng lọc như sau:

  • Bỏ lọc

  • Kênh bán

  • Tin nhắn

  • Bình luận

  • Hội thoại chưa đọc

  • Hội thoại đến từ quảng cáo

  • Hội thoại có số điện thoại

  • Hội thoại chưa được trả lời

  • Tìm hội thoại theo khoảng thời gian

  • Tìm theo nhãn hội thoại

  • Tìm theo hội thoại có đơn nháp đang chờ thông tin

  • Tìm theo bài viết

  • Tìm theo nhân viên được phân công

  • Kết bạn, tạo nhóm

  • Tải dữ liệu

Lọc 1 điều kiện

• Nhấn 1 lần vào biểu tượng bình luận => hệ thống lọc tất cả hội thoại dạng bình luận trên bài viết của trang.

• Nhấn 1 lần biểu tượng tin nhắn => hiển thị tất cả hội thoại dạng tin nhắn.

• Tương tự với các trường lọc khác nhấn 1 lần để lọc, nhấn 2 lần sẽ bỏ lọc trường lọc đang nhấn.

Lọc nhiều điều kiện

• Lọc điều kiện kép (nhấn tích chọn vào những điều kiện bạn muốn lọc): toàn bộ những tin nhắn của một ngày cụ thể

• Lọc nhiều điều kiện với nhau: những tin nhắn của 1 ngày cụ thể và chưa đọc.

Lọc hội thoại có gắn nhãn

• Bạn có thể lọc những hội thoại có chứa nhãn mà bạn đã gắn trước đó hoặc lọc những hội thoại chưa gắn nhãn.

• Chọn lựa chọn lọc hội thoại theo nhãn, sau đó chọn nhãn và nhấn Lọc.

Tìm hội thoại theo khoảng thời gian

• Tìm theo thời gian, khoảng ngày lọc.

Tìm theo hội thoại có đơn nháp đang chờ thông tin

• Bộ lọc này giúp tìm các hội thoại có đơn nháp phát sinh từ tính năng live chốt đơn, live shopping FB, giỏ hàng messenger

Tìm theo bài viết

Để hiển thị tất cả hội thoại bình luận liên quan tới bài viết đó, nhấn Tìm theo bài viết > Chọn pages > Chọn bài viết > bấm Lọc.

Kết bạn, tạo nhóm

• Tính năng này sử dụng khi doanh nghiệp kết nối Zalo cá nhân vào Vpage

• Có thể tự kết bạn bằng số điện thoại, đồng ý các lời mời kết bạn mới/cũ, tạo nhóm, theo dõi danh sách bạn bè, danh sách nhóm

Bỏ lọc

Nhấn bỏ lọc để hiển thị tất cả hội thoại và không chọn trường lọc nào cả.

Tìm kiếm hội thoại

• Có thể tìm kiếm theo tên hoặc sđt bằng cách gõ vào ô tìm kiếm và nhấn enter.

• Tìm kiếm theo nội dung gần đúng. Sau khi bạn gõ nội dung, cần tích vào ô vuông nhỏ bên cạnh để áp dụng tính năng tìm kiếm nội dung, sau đó mới nhấn enter để thực hiện thao tác tìm kiếm.

Đánh dấu tất cả hội thoại

• Bạn sử dụng tính năng này khi page mới kích hoạt, hay các trường hợp shop đã xử lý khách trước đó rồi và không muốn hội thoại tính là chưa đọc/chưa trả lời, sau khi đánh dấu tất cả hội thoại thành đã đọc/đã trả lời, hội thoại sẽ từ màu cam sang xám (được tính là đã đọc/đã trả lời).

• Nhấn vào bánh răng cưa phía cuối phần lọc tên để thực hiện đánh dấu tất cả hội thoại chưa đọc/chưa trả lời thành đã đọc/đã trả lời.

Tải lại dữ liệu hội thoại

• Để tải lại thông tin dữ liệu của kênh, bạn nhấn kí hiệu tải dữ liệu , chọn kênh cần tải.

**Lưu ý thời gian tải lại dữ liệu hội thoại cũ:** Tải lại toàn bộ tin nhắn cũ trong 1 tháng gần nhất.

Một số nút thao tác khác

Tại góc phải màn hình

1. Chat với tổng đài Nhanh.vn để được hỗ trợ.

2. Đổi sang FB khác, chọn lại pages, hạn sử dụng, hướng dẫn sử dụng, chat hỗ trợ, đăng xuất.

3. Danh sách thông báo trên hệ thống.

Chi tiết hội thoại

• Người dùng nhấn vào hội thoại tin nhắn/ bình luận để xem nội dung chi tiết và trả lời khách hàng.

• Giải thích các kí hiệu trên giao diện trả lời.

Hội thoại

• Trong hội thoại của khách hàng sẽ hiển thị đầy đủ các đơn hàng của khách.

• Đối với hội thoại của khách hàng trên sàn TMĐT thì cũng sẽ hiển thị các đơn hàng của khách hàng đó đã đặt trên sàn TMĐT.

**Lưu ý:** Cần sử dụng gói Pos của Nhanh.vn thì mới có dữ liệu đơn hàng tại hội thoại.

Lịch hẹn

• Tính năng này giúp tạo lịch hẹn liên hệ lại khách hàng

• Quản lý danh sách lịch hẹn sắp diễn ra

• Để mở giao diện lịch hẹn có thể bấm vào nút chức năng tại khung bên phải của 1 hội thoại hoặc bấm vào thông báo lịch hẹn tại danh sách hội thoại

Danh sách lịch hẹn

• Giao diện này bao gồm 5 tab:

  • Tất cả: danh sách tất cả lịch hẹn sắp xếp theo thời gian nhắc hẹn giảm dần (mới nhất lên đầu)

  • Sắp diễn ra: các lịch hẹn chưa hoàn thành và có thời gian nhắc hẹn trong 15 phút tới

  • Hoàn thành: các lịch hẹn có đánh dấu đã hoàn thành

  • Quá hạn: các lịch hẹn chưa hoàn thành, đã gửi thông báo nhắc hẹn nhưng chưa đánh dấu hoàn thành cũng nằm trong này

  • Đã huỷ: các lịch hẹn có đánh dấu đã huỷ

  • Nút : thêm mới lịch hẹn

• Thông tin 1 lịch hẹn:

  • Nút : hiển thị ở lịch hẹn sắp diễn ra và quá hạn, khi chọn sẽ đánh dấu lịch hẹn đã hoàn thành

  • Nút : hiển thị ở lịch hẹn sắp diễn ra và quá hạn, trỏ vào lịch hẹn mới hiện, khi chọn sẽ đánh dấu đã huỷ

  • Nút : mở hội thoại của khách

Thêm mới lịch hẹn

• Ảnh đại diện, tên khách, SĐT: lấy từ thông tin hội thoại đang mở

• Nội dung: bắt buộc phải điền

• Thời gian: ngày giờ thông báo lịch hẹn

• Các nút 15 phút nữa, 30 phút nữa, 1 tiếng nữa: khi chọn sẽ điền ô thời gian = hiện tại + khoảng thời gian đã chọn.

VD: hiện tại là 10h00 24/11/2025, doanh nghiệp chọn 15 phút nữa → điền ô thời gian là 10h15 24/11/2025

• Người nhận thông báo: những tài khoản quyền nhân viên được chọn sẽ hiển thị được thông báo này ở danh sách hội thoại

• Có thể tự chọn ngày, tháng, năm và thời gian tùy thích khi click vào ô Thời gian bắt đầu

• Lặp lại: mặc định tắt, khi bật sẽ hiện thêm 2 thông tin:

  • Tần suất:

    • Hàng ngày: khi lưu sẽ nhảy thông báo cho lịch hẹn này hàng ngày vào khung giờ đã chọn ở ô Thời gian.

VD: chọn 10h15 24/11 thì các ngày 25, 26,... đều có thông báo về lịch hẹn này vào lúc 10h15 - Hàng tuần: tương tự hàng ngày nhưng sẽ thông báo vào tuần tiếp theo - Hàng tháng: tương tự hàng ngày nhưng sẽ thông báo vào tháng tiếp theo

• Thời gian kết thúc: chọn thời gian kết thúc lặp lại.

VD: chọn lặp lại hàng ngày 10h15 24/11, chọn kết thúc 30/11 thì chỉ thông báo vào các ngày từ 24/11 đến 30/11, sau 30/11 sẽ không lặp lại thông báo nữa

Sửa lịch hẹn

• Khi doanh nghiệp chọn vào 1 lịch hẹn sắp diễn ra hoặc đã quá hạn sẽ mở giao diện sửa lịch hẹn tương tự khi thêm lịch hẹn, được phép sửa các thông tin đã điền của lịch hẹn đã tạo

Lưu ý: Không được sửa thời gian hẹn về quá khứ

Thông báo khi đến lịch hẹn

• Hiển thị thông báo tại đầu danh sách hội thoại, khi click sẽ mở danh sách lịch hẹn sắp diễn ra

• Thông báo sẽ tự động tắt khi không có lịch hẹn kế tiếp

Chú ý:

• Tính năng áp dụng cho toàn bộ kênh chat dùng trong nội bộ của phần mềm Vpage.

• Trường hợp Page đang sử dụng kênh Zalo cá nhân, lịch hẹn sẽ được đồng bộ sang Zalo giúp đảm bảo không bỏ lỡ lịch chăm sóc khách hàng dù thao tác trên Vpage hay Zalo

Gửi ảnh trên Vpage

• Tại khung chat của hội thoại, để thao tác gửi ảnh ta làm như sau: Bấm nút Gửi ảnh -> Chọn Ảnh theo doanh nghiệp/Ảnh theo page -> Chọn thư mục (nếu ảnh nằm trong thư mục) -> Chọn các ảnh muốn gửi -> Bấm Gửi ảnh.

**Lưu ý:** Gửi tối đa 50 ảnh một lần gửi.

• Khi thao tác gửi ảnh trên Vpage sẽ có 2 trường hợp:

  • TH1: Ảnh được gửi theo dạng từng dòng một khi không cài Vpage Extension.

• TH2: Ảnh được gửi theo dạng gộp nhiều ảnh 1 dòng khi cài Vpage Extension.

Logic Ảnh theo doanh nghiệp, Ảnh theo page

• Gửi Ảnh theo doanh nghiệp:

  • Hệ thống sẽ hiển thị ảnh dùng chung cho tất cả các page để thao tác gửi ảnh.

  • Ảnh theo doanh nghiệp khi bạn có dùng tài khoản Nhanh.vn thì mới có lựa chọn đi theo doanh nghiệp, tất cả các page dùng chung 1 thư viện ảnh, upload theo lựa chọn ảnh doanh nghiệp ảnh sẽ hiển thị ở tất cả các page.

  • Không chuyển ảnh từ doanh nghiệp này qua doanh nghiệp khác được.

• Gửi Ảnh theo page:

  • Hệ thống sẽ hiển thị ảnh dùng riêng cho từng page, cần chọn page có ảnh muốn gửi để thao tác gửi ảnh.

  • Ảnh theo từng page là mỗi page dùng 1 thư viện ảnh riêng, độc lập với nhau, đăng nhập bằng tài khoản Nhanh.vn hay Facebook đều có thể dùng được Ảnh theo từng page.

  • Không copy ảnh từ page này sang page khác được.

**Lưu ý:** Ảnh sẽ được gửi đúng theo thứ tự khi tích chọn. Và có thể cài Vpage Extension để gửi nhiều ảnh dạng album trong cùng 1 tin nhắn, tham khảo chi tiết [tại đây](https://vpage.manual.nhanh.vn/extension).

Upload ảnh

• Upload: File upload lên sẽ được lưu vào thư mục để chọn cho các lần gửi ảnh sau.

• Upload (Gửi 1 lần): có thể chọn 1 hoặc nhiều file ảnh upload lên nhưng sẽ chỉ gửi được một lần duy nhất vào thời điểm bấm gửi, ảnh sẽ không được lưu vào thư mục để chọn cho các lần gửi ảnh sau như thao tác Upload bên trên.

**Lưu ý:** - Mỗi lần upload có thể upload được nhiều ảnh cùng một lúc. - Hệ thống hỗ trợ hiển thị 500-1000 ảnh trong mỗi thư mục. Trong trường hợp doanh nghiệp không tạo thư mục, tất cả số lượng ảnh hiện thị sẽ là 500-1000. Nếu doanh nghiệp muốn hiển thị số lượng ảnh lớn có thể tạo nhiều thư mục khác nhau.

Thư mục ảnh

• Cách tạo thư mục ảnh: Chọn Ảnh theo doanh nghiệp/Ảnh theo page để tạo thư mục -> bấm Tạo thư mục -> Nhập tên thư mục -> Thêm.

• Cách sửa/xoá thư mục ảnh: Di chuột tới cuối thư mục muốn thao tác -> bấm Sửa/Xoá.

• Cách gắn ảnh vào Thư mục: Chọn các ảnh muốn gắn vào thư mục -> Gắn thư mục -> Chọn thư mục muốn gắn ảnh vào -> Gắn với ảnh đã chọn.

• Cách xoá ảnh khỏi thư mục: Truy cập vào thư mục có ảnh muốn xoá -> Chọn ảnh -> Xoá khỏi thư mục.

Các thao tác khác khi gửi ảnh

1. Gắn ảnh vào thư mục

2. Xóa ảnh khỏi thư mục

3. Thêm ảnh vào mục Yêu thích

4. Bỏ gắn ảnh khỏi mục Yêu thích

5. Xoá ảnh

6. Chọn lại ảnh khác

7. Các kiểu lọc sắp xếp ảnh theo thứ tự

Lịch sử xem hội thoại

Vào hội thoại của khách hàng muốn xem lịch sử hội thoại, bấm nút dưới tên khách hàng để xem

Lưu ý: Lịch sử chỉ lưu 6 tháng gần nhất

• Theo nhân viên

• Theo thời gian

• Theo nhãn

Tính năng gửi kịch bản

Bạn có thể gửi kịch bản của chatbot trong khi nhắn tin với khách hàng để điều hướng khách hàng sang chatbot, giúp tiết kiệm thời gian tư vấn với khách hàng

Bạn vào hội thoại của khách hàng muốn gửi kịch bản, bấm nút để thao tác

Sau đó chọn kịch bản muốn điều hướng, bấm Gửi

Gửi thông tin trên sàn qua hội thoại

• Hệ thống hỗ trợ gửi thông tin sản phẩm, vourcher cho khách hàng chat với shop trên Lazada nhằm tăng tỷ lệ chốt đơn qua hội thoại cho nhà bán

• Tại giao diện hội thoại, màn hình phía bên phải bạn nhấn vào tab Sản Phẩm và tab Voucher để mở thông tin chi tiết

• Chọn sản phẩm, voucher muốn gửi cho khách hàng và bấm Gửi. Lưu ý các danh sách sản phẩm, voucher là danh sách trên sàn Lazada.

Xin địa chỉ

Tính năng này của Vpage giúp quý khách xin thông tin số điện thoại và địa chỉ giao hàng của khách, nhằm hỗ trợ việc lên đơn hàng.

Tính năng này chỉ có trên hội thoại INBOX của trang Facebook

• Để xin địa chỉ của khách hàng:

• Để cài đặt cùng tin nhắn nhanh, thao tác tuần tự như sau:

  • truy cập vào mục Cài đặt > Tin nhắn nhanh

  • chọn mẫu tin nhắn nhanh hay sử dụng để xin thông tin số điện thoại và địa chỉ giao hàng

  • tích chọn vào ô "Gửi kèm yêu cầu xin khách hàng chia sẻ thông tin số điện thoại và địa chỉ giao hàng." => "Lưu"

Khi gửi yêu cầu xin khách chia sẻ thông tin số điện thoại và địa chỉ giao hàng, tại màn hình App Messenger của khách hàng sẽ có yêu cầu chia sẻ địa chỉ vận chuyển dưới một form mẫu bao gồm: tên, số điện thoại, địa chỉ, lưu ý vận chuyển.

Sau khi khách hàng cập nhật đầy đủ thông tin trong form và xác nhận chia sẻ địa chỉ này đến page, hệ thống sẽ tự động lưu lại số điện thoại và địa chỉ (nếu trước đó chưa có địa chỉ) của khách hàng.

Một số lưu ý

• Nhấn gửi ảnh, sau đó nhấn tích 1 lần vào những ảnh muốn gửi, tối đa 50 ảnh một lần gửi, hệ thống sẽ gửi ảnh theo thứ tự bạn tích chọn.

• Nhấn upload để up lên ảnh từ máy tính lên hệ thống. Ngoài ra bạn cũng có thể tạo các thư mục ảnh riêng bằng cách nhấn Tạo Thư mục

• Thư viện ảnh của Vpage không hỗ trợ việc sao chép ảnh từ page này sang page khác.

• Dung lượng ảnh đang giới hạn là 8Mb, nếu vượt quá, bạn cần giảm dung lượng ảnh xuống và thử lại.

• Gửi file: tối đa 25Mb.

• Hệ thống có hỗ trợ copy - paste nhiều ảnh cùng lúc.

• Chỉ hỗ trợ chặn đối với tài khoản Facebook không có vai trò trên trang fanpage.

• Không giới hạn số lần upload ảnh trên thư viện hình ảnh

• Bị giới hạn: hiển thị 500 ảnh mới nhất trên thư viện ảnh